近年來，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，工程建設和政府采購項目數(shù)量逐年增多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲占用空間大、檢索速度慢、利用效率低、維護成本高等問題愈發(fā)顯著。為解決這些問題，吳忠市公共資源交易服務中心實施三項舉措推動檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化、精準化。

制度引領，推進檔案管理規(guī)范化。嚴格依照《招標投標電子文件歸檔規(guī)范》，迅速制定《關于優(yōu)化進場項目檔案歸檔工作的通知》，采用電子檔案存儲，為代理機構及投標企業(yè)極大降低成本。明確收集范圍，從招標公告發(fā)布、投標文件遞交到開標評標全過程產(chǎn)生的電子文件均被納入收集范圍，確保電子檔案的完整性與準確性。采用編號管理，代理機構在項目交易完成后，按要求對招標文件、投標文件、評審報告等重要文件依據(jù)統(tǒng)一的編碼規(guī)則和命名方式進行分類編號整理并刻盤，便于后續(xù)檢索與查詢。

創(chuàng)新賦碼，助力檔案管理數(shù)字化。構建智能化的檔案收集應用，與交易信息深度融合，實現(xiàn)了對項目信息與檔案資料的數(shù)據(jù)關聯(lián)。代理機構提交刻錄好的主備光盤后，工作人員隨即現(xiàn)場核對檔案完整性，填寫電子表單，將光盤信息與項目信息聯(lián)動匹配，并賦予檔案光盤唯一性的二維碼標簽，最后掃碼入庫。查詢時僅需手機掃描二維碼，即可獲取項目的詳細檔案信息實現(xiàn)“微檔案”，為監(jiān)管與服務提供了有力支撐。通過“兩盤一碼”的創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)了檔案的精準入庫與快速定位，不僅提高了檔案收集的效率，減少了傳統(tǒng)錄入登記帶來的錯誤與遺漏，并且有效防止因突發(fā)狀況導致檔案信息丟失的可能性，極大的保障了數(shù)據(jù)安全與穩(wěn)定，為公共資源交易的規(guī)范化運行提供了堅實基礎。

圖表分析，展現(xiàn)檔案管理精準化。按照具體數(shù)據(jù)需求搭建看板，檔案管理人員可以一目了然地掌握電子檔案收集工作的進展，同時還可通過預警提醒迅速發(fā)現(xiàn)收集過程中可能存在的提交滯后、文件缺失等問題?；谶@些可視化的分析結果，實現(xiàn)催收未交檔案、安排錯峰提交等功能，提高電子檔案收集的效率與質(zhì)量，推動檔案管理工作朝著更加智能化、精準化的方向邁進。

通過檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，代理機構與交易中心緊密協(xié)同，多管齊下、互為支撐，構建起全方位保障公共資源交易服務規(guī)范化、透明化與高效化的有機整體。下一步，交易中心將持續(xù)深耕數(shù)字化技術在公共資源交易領域的運用，進一步優(yōu)化營商環(huán)境，為吳忠市公共資源交易工作及全市檔案管理邁向高質(zhì)量發(fā)展增光添彩。